Schlank und gesund!
Prozesse, die mit minimalen Ressourcen (Mensch, Maschine, Material) gefahren werden, bewegen sich in der Regel kontinuierlich im Grenzlastbereich, was den Verschleiß erhöht. Um mithilfe des Prozessmanagement schlanke, aber auch ‚gesunde’ Prozesse zu erreichen, die einen Kundenmehrwert auf höchstem Qualitätsniveau ermöglichen, empfiehlt es sich, zunächst den obersten Prozessmanager im Unternehmen festzulegen. Dieser handelt im Auftrag der Geschäftsleitung und berichtet ihr. Außerdem ist zu garantieren, dass die Prozessbeteiligten frühzeitig involviert werden. In unseren Projekten übernehmen wir diese Beratungsfunktion, bzw. unterstützen die intern vorhandenen Kräfte durch einen zusätzlichen Blickwinkel.
Dann sind alle Ressourcen, angefangen bei den Qualifikationen der Mitarbeiter über die IT-Systeme, Datenbanken, Archive, Materiallager, Maschinen, Vorrichtungen, Werkzeuge, Transporteinrichtungen bis hin zu den beschreibenden Dokumenten und Kennzahlen etc., die für eine detaillierte Prozessbeschreibung erforderlich sind, zu erfassen und zu beschreiben. Meist sind diese Daten bereits in einem ERP-System vorhanden.
Schlanke Prozesse haben, wie gesagt, keine Schnörkel! Sie sind nüchtern, pragmatisch und geradlinig. Sie folgen vorgegebenen Einzelschritten, verzweigen nach definierten Regelwerken, werden parallelisiert und wieder zusammengeführt, vernetzt mit anderen Schrittfolgen und gegebenenfalls auch rückgekoppelt, um den Fehlerfall zu bearbeiten. Das Wichtigste kommt aber wie immer zum Schluss: Jeder Einzelschritt (Teilprozess) produziert ein wohl definiertes Ergebnis. Ein messbares Ergebnis, beurteilt vom Empfänger der Leistung.
Fazit: Basis, um unsinnige Prozessabläufe zu erkennen, ist eine graphische Darstellung von Prozessfolgen. Natürlich generiert eine graphische Darstellung allein noch keinen neuen Prozess, aber zumindest zeigt es allen Prozessbeteiligten, wo die Geld-, Zeit- und Produktivitäts- wie Motivationsproblematik stattfindet. Prozessmodellierungen führen neben Optimierungsvorschlägen zumeist auch zu Elementen wie Arbeitsplatzbeschreibungen oder der simpeln Hinterfragung, ob Personen –gemäß ihres Talentes und ihrer Fähigkeiten- ggf. sogar in anderer Position im Unternehmen Produktivitätsschübe erzielen könnten.